Varslerpolicy for Ambu

Ambu krever at deres ansatte og alle som representerer dem på noen måte, overholder en streng forretningsstandard og personlig etikk i utførelsen av deres plikter og ansvar. Som ansatte og representanter for Ambu må vi utvise ærlighet og integritet når vi oppfyller ansvaret vårt, og overholde alle gjeldende lover og forskrifter.

Denne varslerpolicyen skal oppmuntre alle kunder, forretningspartnere og ansatte, og sette dem i stand til, å si fra om bekymringsverdige forhold, slik at Ambu kan ta tak i og korrigere uønsket atferd og handlinger. Vi ber derfor om din hjelp i å identifisere områder der vi kan bli bedre, ved å rapportere bekymringer om overtredelse av Ambus etiske retningslinjer, anti-korrupsjonserklæring og mistanke om overtredelse av lover eller forskrifter som regulerer Ambus drift.

Skop

Denne policyen er global og gjelder for hele Ambu-gruppen, definert som Ambu A/S og tilknyttede selskaper, underselskaper av Ambu A/S eller enhver enhet som direkte eller indirekte kontrolleres av Ambu A/S, eller er under felles kontroll eller eierskap med noen part, uavhengig av geografisk plassering. Initiativet administreres av og på vegne av Ambu A/S som datakontrollør.

Hva skal rapporteres?

Du oppfordres på det sterkeste til å foreta deg noe straks du oppdager at Ambus regler eller prosedyre ikke følges, som Ambus etiske retningslinjer eller anti-korrupsjonserklæring, eller noen annen gjeldende lov eller forskrift. Noen eksempler kan være:

• Økonomisk utroskap, kriminelle forhold eller andre typer uønsket økonomisk praksis eller rutiner som skaper usikkerhet om Ambus kontoer, økonomiske rapportering, internkontroller eller revisjonsrutiner
• Manglende overholdelse av våre forretningsrutiner og etiske retningslinjer, som kan utgjøre en interessekonflikt. Korrupsjon inkluderer betaling av bestikkelser eller håndpenger, uetiske donasjoner, gaver eller underholdning for forretningspartnere, gitt av Ambus ansatte
• Alvorlig feilaktig administrasjon inkluderer alvorlige brudd på yrkessikkerhet, bekymring om miljøforurensing, alvorlige problemer rettet mot en ansatt, for eksempel diskriminering, vold eller seksuelle overgrep eller alvorlig brudd på lokale regler

Det er i Ambus interesse at brudd på erklæringene og reglene rapporteres. Derfor vil ikke Ambu tolererer gjengjeldelse mot noen som rapporterer om ikke-overholdelse av erklæringer og regler, uavhengig av om påstanden kan underbygges.

Samarbeid og undersøkelser

Direktelinjen for varslere administreres av en revisjonskomité som består av tre medlemmer av VP for Legal, VP for Human Resources og Corporate Compliance Officer.

Hvis du ønsker å fortelle om en bekymring gjennom direktelinjen for varslere, kan du bruke denne lenken: https://ambu.whistleblowernetwork.net

Du kan skrive rapporten på ditt lokale språk dersom du ikke er komfortabel med å skrive på engelsk.

For at revisjonskomitéen skal kunne undersøke saken, bør du forklare og beskrive bekymringen din på en rimelig detaljert måte. Jo mer informasjon revisjonskomitéen får, desto enklere vil det være å begynne å undersøke saken.

Du bør ikke prøve å foreta egne undersøkelser for å finne ut om en overtredelse har skjedd. I stedet bør du rapportere mistenkte brudd til revisjonskomitéen som beskrevet over.

Vær oppmerksom på at rapporten din vil holdes anonym. Imidlertid er det alltid fint om du velger å skrive navnet eller kontaktinformasjonen din i rapporten, ettersom det gjør undersøkelsene enklere. Vi vil behandle rapporten din konfidensielt og beskytte identiteten din internt, hvis den er kjent for oss. Bare i tilfelle det er behov for en politietterforskning eller andre eksterne undersøkelser, vil vi måtte opplyse dem om navnet ditt slik at de får tilgang til all informasjonen i den aktuelle saken.

Når revisjonskomitéen mottar rapporten din, vil de undersøke saken og rapportere til CFO. Styreformannen vil få rapport hver 6. måned, men vil også bli ad-hoc informert underveis. Om nødvendig kan også en uavhengig ekstern etterforsker undersøke en sak.

Dokumentasjonen vedrørende rapporten din vil bli holdt konfidensiell og trygg.

Det er viktig å unngå at uskyldige personer mistenkes for uregelmessigheter som kan utgjøre lovbrudd eller mulig tjenestefeil. Derfor bør vi vurdere nøye om den praksisen du har tenkt å rapportere, er kritikkverdig, før du begynner på en rapport.

Finnes det landspesifikke restriksjoner?

Loven i noen land pålegger spesielle restriksjoner på rapporter, som hva som kan rapporters, eller om en rapport kan sendes inn anonymt. Disse restriksjonene er inkorporert i vår direktelinje for varslere:

• I Sverige kan ikke bekymringer rettes mot ansatte, bare til personer på ledelsesnivå
• I Finland kan du bare rapportere økonomiske saker (som regnskap, interne regnskapskontroller, revisjonssaker, bestikkelse, bank- og finanskriminalitet)

Problemer og informasjon om personopplysninger

Ambu A/S (HQ), Baltorpbakken 13, DK_2750 Ballerup, Danmark, er datakontroller for direktelinjen for varslere. Ambu vil behandle personopplysningene dine i samsvar med Personvernforordningen (GDPR – EU) og tilleggsbestemmelsene i den danske personvernloven.

Du kan også kontakte oss vedrørende problemer med personopplysninger ved å sende en e-post til: dataprotection@ambu.com. Du har også alltid rett til å fremme en klage til det danske Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København, dt@datatilsynet.dk eller din lokale tilsynsmyndighet.